Política de Privacidade

O OfficeJus é uma plataforma de gestão e inteligência para escritórios de advocacia. Esta política se aplica ao site público, ao aplicativo web e a todas as funcionalidades acessadas por uma conta OfficeJus.

Sempre que esta política falar em “nós”, “nosso” ou “OfficeJus”, refere-se à pessoa jurídica responsável pela plataforma, identificada no bloco de contato ao final deste documento.

O OfficeJus trata dois conjuntos de dados muito distintos, e a lei os trata de forma diferente:

• Dados de quem contrata (você, sua equipe e o escritório). Aqui o OfficeJus é o CONTROLADOR: decidimos o que coletar e por quê, para prestar o serviço e cobrar por ele.
• Dados dos clientes e processos do escritório (o conteúdo que você envia). Aqui o ESCRITÓRIO é o controlador e o OfficeJus é o OPERADOR: tratamos esses dados por conta e ordem do escritório, apenas para executar o que ele pediu dentro da plataforma.

Dados que você fornece diretamente:

• Cadastro: nome completo, e-mail e senha (armazenada de forma cifrada, nunca em texto legível).
• Perfil profissional: telefone, CPF ou CNPJ, número e seccional da OAB, cargo no escritório e foto de perfil.
• Endereço: CEP, logradouro, número, complemento, bairro, cidade e estado.
• Dados do escritório: nome, identidade visual e composição da equipe.
• Dados de faturamento necessários à emissão da cobrança.

Conteúdo que você envia para ser processado:

• Documentos e arquivos (petições, contratos, sentenças, PDFs digitalizados, imagens e planilhas).
• Áudios enviados para transcrição e ditados de voz.
• Mensagens trocadas com as inteligências artificiais da plataforma e o histórico dessas conversas.
• Cadastro dos clientes do escritório, compromissos da agenda, lançamentos financeiros e documentos enviados para assinatura.

Dados coletados automaticamente pelo uso:

• Registros técnicos de acesso: endereço IP, navegador e dispositivo, data e hora, e identificador da sessão.
• Registros de segurança e de limite de uso, usados para conter abuso e ataques.
• Métricas de consumo das funcionalidades de IA, usadas para calcular créditos e montar sua fatura.
• Prova de aceite dos documentos legais: qual versão você aceitou, quando, de qual IP e com qual navegador.
• Registro das ações feitas dentro do escritório — quem entrou, o que consultou e o que alterou —, disponibilizado ao dono do escritório.
• Tamanho dos arquivos que você guarda, para calcular o espaço usado e aplicar o limite do plano.

Quando você usa uma funcionalidade de IA, o texto e os arquivos daquele pedido são enviados a provedores de modelos de linguagem para que a resposta seja gerada. É assim que a funcionalidade existe: sem esse envio, não há resposta.

• Enviamos o necessário para aquele pedido específico, e não o acervo do escritório.
• Não autorizamos o uso do seu conteúdo para treinar modelos de terceiros.
• Não usamos o conteúdo do seu escritório para treinar modelos próprios.
• O histórico das conversas fica na sua conta, sob seu controle, e pode ser apagado por você.
• Guardamos métricas de consumo (quantidade, custo e função usada) porque elas compõem a sua fatura — o conteúdo da conversa não faz parte dessas métricas.
• Isso inclui documentos de processo que você enviar para preencher o cadastro: o conteúdo daquele arquivo é enviado ao provedor de IA para a leitura, e pode conter dados de terceiros — a decisão de enviar é sua, e o aviso aparece na tela antes da leitura.

A plataforma registra as ações realizadas na conta do escritório: entrada e saída, consultas, cadastros e alterações. O objetivo é permitir que o escritório saiba o que aconteceu na própria conta — inclusive para apurar um acesso indevido.

O registro guarda o nome de quem agiu e o nome do item afetado, para que a linha faça sentido depois. É o mesmo dado que já aparece nas telas do escritório, e não sai dele.

Guardamos esse histórico por 120 dias, e depois ele é apagado automaticamente.

Nossa equipe administrativa acompanha o funcionamento da plataforma por relatórios agregados: quantos escritórios existem, quais planos estão ativos, quanto cada escritório consumiu de inteligência artificial e quanto isso custou.

O acesso a suporte técnico com visualização de conteúdo do escritório só acontece a pedido do próprio escritório, e apenas no necessário para resolver o problema relatado.

Não vendemos dados e não os cedemos para publicidade. Compartilhamos apenas com os fornecedores necessários para o serviço funcionar, cada um limitado à sua função:

Existe ainda um destinatário que não é fornecedor de infraestrutura: o influenciador do nosso programa de afiliados. Se o seu escritório chegou à plataforma pelo link de convite de alguém, essa pessoa passa a ver, sobre o seu escritório, apenas quatro coisas — o vínculo (que o cadastro veio do link dela), a data em que isso aconteceu, a situação da assinatura (ativa, em atraso, cancelada ou sem plano) e o valor da comissão gerada. Ela não hospeda, não processa e não armazena nada por nós.

Também podemos compartilhar dados quando houver ordem judicial, requisição de autoridade competente ou necessidade de defender direitos em processo — sempre no limite do que for exigido.

Como a tabela acima mostra, parte da infraestrutura e os provedores de IA ficam fora do Brasil. Isso significa que dados tratados na plataforma são transferidos para outros países, com base no art. 33 da LGPD (necessidade para a execução do contrato) e mediante cláusulas contratuais com esses fornecedores.

• Todo o tráfego entre você e a plataforma é criptografado (HTTPS).
• Senhas são guardadas com algoritmo de hash — nem nós conseguimos lê-las.
• Cada consulta ao banco é filtrada pelo escritório dono do dado: um escritório não enxerga o dado de outro.
• O acesso interno de módulos segue o plano contratado e o cargo da pessoa dentro do escritório.
• Dentro do escritório, cada membro vê por padrão só as conversas, os clientes e os processos que ele mesmo criou. Ver os registros de todo o escritório depende de liberação do dono, por cargo ou por pessoa.
• Registros técnicos são gravados sem CPF, e-mail ou conteúdo de processo.
• Limites de uso por usuário e por IP contêm tentativas de abuso.

Nenhum sistema é infalível. Havendo incidente de segurança com risco relevante, comunicamos os titulares afetados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados, na forma do art. 48 da LGPD.

• Conteúdo do escritório (documentos, conversas, clientes, agenda, financeiro): enquanto a conta existir. Você pode apagar itens a qualquer momento.
• Dados de cadastro e de faturamento: durante a relação contratual e pelo prazo legal de guarda fiscal após o encerramento.
• Registros de acesso: pelo prazo mínimo do Marco Civil da Internet.
• Prova de aceite dos documentos legais: enquanto puder ser necessária para demonstrar a contratação.
• Registro de atividades do escritório: 120 dias, com apagamento automático depois disso.
• Arquivos enviados (documentos, áudios, anexos): enquanto a conta existir e por mais 90 dias após o cancelamento. Vencido esse prazo, são apagados definitivamente.
• Áudio enviado para transcrição pela tela de Transcrição ou numa conversa: apagado assim que a transcrição termina. Ficam a análise e o texto transcrito. Áudio enviado na ficha de um cliente fica guardado com a ficha.
• Cópias de segurança do banco de dados: guardadas em ambiente privado, com acesso restrito, e descartadas em rodízio. Um dado que você apagou pode permanecer nelas até a cópia que o contém ser descartada, e só é usado se for preciso recuperar a plataforma de uma falha.

Encerrada a conta e vencidos esses prazos, os dados são eliminados ou anonimizados.

A LGPD garante a você, a qualquer momento e sem custo:

• Confirmar se tratamos dados seus e acessar esses dados.
• Corrigir dados incompletos, inexatos ou desatualizados.
• Pedir anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou tratados em desconformidade com a lei.
• Pedir a portabilidade dos dados a outro fornecedor.
• Saber com quem compartilhamos seus dados.
• Revogar consentimento, quando o tratamento se apoiar nele.
• Opor-se a tratamento feito com base em legítimo interesse.

Para exercer qualquer um deles, fale com o encarregado pelo canal indicado ao final. Respondemos em até 15 dias. Podemos pedir uma confirmação de identidade antes de atender — é uma proteção contra alguém se passar por você.

Usamos apenas o essencial para o sistema funcionar: um cookie de sessão que mantém você autenticado e preferências locais como o tema claro ou escuro. Não usamos cookies de publicidade nem rastreamento de terceiros para perfilamento. Apagar esses dados no navegador desconecta você da conta.

Há um caso a mais, e ele acontece antes de qualquer cadastro: o registro de convite. Se você chegar ao site por um link de convite de alguém do nosso programa de afiliados, gravamos no seu navegador o código daquele convite e o nome público de quem convidou — mesmo que você apenas visite as páginas e nunca crie uma conta.

• Para que serve: lembrar quem indicou você, para que a indicação seja reconhecida se e quando você criar uma conta.
• Por quanto tempo fica guardado: 90 dias.
• Vale o primeiro: abrindo dois links de convite diferentes, permanece o primeiro — o segundo não substitui nem estende o prazo.
• O que ele não faz: não alimenta perfilamento, não é usado para publicidade e não é compartilhado com terceiros.

A plataforma é uma ferramenta profissional, destinada a maiores de 18 anos no exercício da advocacia ou em apoio a ela. Não criamos contas para crianças e adolescentes e não coletamos dados deles de forma intencional para essa finalidade.

Esta política pode ser atualizada. A versão e a data de vigência aparecem no topo da página. Quando a mudança for relevante — nova finalidade, novo fornecedor com acesso a conteúdo, mudança nos seus direitos — avisamos pelo sistema ou por e-mail antes de a nova versão passar a valer.

Dúvidas sobre esta política ou sobre o tratamento dos seus dados falam com o encarregado pelo tratamento de dados pessoais: